Wie viele Kaltakquise-Mails brauchst du für einen Beratungskunden?

Kurz gesagt: Eine typische Kaltakquise-Kampagne bekommt eine interessierte Antwort auf 450 bis 800 angeschriebene Personen, eine starke eine auf 150. Ein gutes Nachfassen macht aus 25 bis 40 Prozent der interessierten Antworten ein Gespräch. Wer im Monat etwa 5.000 neue Personen anschreibt, was 20 Versandpostfächer gut schaffen, bekommt mit einer durchschnittlichen Kampagne 2 bis 4 Verkaufsgespräche, mit einer starken 8 bis 13. Ob sich das lohnt, hängt von deiner Abschlussquote und dem Wert eines Kunden ab, und davon, ob dein Markt groß genug ist, um dranzubleiben.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine typische Kaltakquise-Kampagne bekommt eine interessierte Antwort auf 450 bis 800 angeschriebene Personen; eine starke eine auf 150 oder weniger.
• Gutes Nachfassen macht aus etwa 25 bis 40 Prozent der interessierten Antworten ein gebuchtes Gespräch.
• Wer im Monat etwa 5.000 neue Personen erreicht, bekommt mit einer durchschnittlichen Kampagne 2 bis 4 Verkaufsgespräche im Monat, mit einer starken 8 bis 13.
• Rechne mit deiner eigenen Abschlussquote und dem Wert eines Kunden, bevor du entscheidest, ob sich Outbound lohnt.
• Zähl zuerst deinen Markt: Bei 5.000 neuen Personen im Monat ist ein Markt von ein paar tausend Firmen innerhalb weniger Monate aufgebraucht.

Die meisten Berater, die mich fragen, ob Kaltakquise per E-Mail für sie funktionieren würde, stellen eigentlich eine Frage: Wie viele Mails, bis ich einen Kunden habe? Niemand zeigt ihnen die Rechnung, also probieren sie es nie oder hören nach einem stillen Monat auf.

Hier ist die Rechnung, Schritt für Schritt. Du brauchst nur zwei eigene Zahlen: wie viele Verkaufsgespräche du abschließt, und was dir ein Kunde wert ist.

Wie viele Personen musst du für eine interessierte Antwort anschreiben?

Zwischen 150 und 800, je nachdem, wie gut die Kampagne ist.

Der nützlichste Richtwert, den ich kenne, kommt von Eric Nowoslawski von Growth Engine X. Er ordnet Kampagnen danach, wie viele Personen sie pro interessierter Antwort anschreiben (seine Übersicht der Kennzahlen, die er verfolgt):

Qualität der Kampagne	Angeschriebene Personen pro interessierter Antwort
Hervorragend	150 oder weniger
Überdurchschnittlich	150 bis 400
Durchschnittlich	450 bis 800
Unterdurchschnittlich	800 bis 1.200
Schwach	über 1.200

Gemeint sind interessierte Antworten, also Menschen, die "ja, erzähl mehr" oder "lass uns sprechen" schreiben. Keine Abwesenheitsnotizen, kein "bitte austragen", kein "wir sind gerade gut aufgestellt".

Die Zahl wirkt niedrig, wenn du an Empfehlungen gewöhnt bist, bei denen fast jedes Gespräch warm ist. Das ist der Tausch: Kaltakquise erreicht Menschen, die nicht nach dir gesucht haben, und dafür bestimmst du selbst, wer sie sind.

Wie viele interessierte Antworten werden zu einem Verkaufsgespräch?

Etwa ein Viertel bis 40 Prozent, wenn das Nachfassen gut läuft.

Eine interessierte Antwort ist noch kein Termin. Menschen schreiben "klingt interessant" und haben dann viel zu tun. Was aus einer Antwort ein Gespräch macht, sind Tempo und ein einfacher nächster Schritt: innerhalb von Minuten antworten, zwei konkrete Zeiten und einen Buchungslink anbieten, und nachfassen, wenn es still wird.

Wenn dieser Teil funktioniert, buchen ein Viertel bis 40 Prozent der interessierten Antworten. Unter etwa 15 Prozent liegt das Problem fast nie am Lead, sondern am Nachfassen. Ich habe ausführlicher beschrieben, was zwischen einer positiven Antwort und einem gebuchten Gespräch passiert.

Wie sieht das in einem Monat aus?

Hier ein realistisches Volumen für ein kleines Versand-Setup mit 20 Postfächern. Jedes Postfach sendet 30 Mails am Tag, und bei einer Sequenz mit zwei Schritten bekommt jede neue Person zwei Mails. Das sind 300 neue Personen pro Versandtag, oder etwa 6.300 im Monat bei 21 Werktagen und vollem Volumen. Ich plane mit etwa 5.000, weil neue Postfächer langsam hochfahren und verbrauchte ausgetauscht werden.

Jetzt laufen diese 5.000 Kontakte durch den Trichter:

	Durchschnittliche Kampagne	Starke Kampagne
Angeschriebene Personen pro Monat	5.000	5.000
Interessierte Antworten (1 pro 450 bis 800, oder 1 pro 150)	etwa 6 bis 11	etwa 33
Gebuchte Gespräche (25 bis 40 Prozent)	etwa 2 bis 4	etwa 8 bis 13

Lohnt sich das für einen Berater?

Das hängt von zwei Zahlen ab, die nur du kennst.

1. Deine Abschlussquote bei Verkaufsgesprächen. Wie viele Erstgespräche werden zu einem Kunden?
2. Was ein Kunde wert ist. Nicht die erste Rechnung, sondern das ganze Mandat.

Ein Beispiel. Angenommen, du schließt eines von drei Gesprächen ab, und ein durchschnittlicher Kunde ist über das Mandat 30.000 Dollar wert.

• Eine durchschnittliche Kampagne bringt 2 bis 4 Gespräche im Monat, also grob alle ein bis zwei Monate einen neuen Kunden.
• Eine starke Kampagne bringt 8 bis 13 Gespräche im Monat, also drei bis vier neue Kunden im Monat.

Bei 30.000 Dollar pro Kunde ist selbst der Durchschnittsfall viel Geld für einen Kanal, der läuft, während du lieferst. Wenn deine Mandate 3.000 Dollar wert sind, sieht dieselbe Rechnung ganz anders aus.

Genau deshalb passen Berater meist gut zu Kaltakquise per E-Mail: Der Kundenwert ist hoch, und du brauchst nur eine Handvoll neuer Kunden im Jahr. Eine Kampagne muss nicht hervorragend sein, damit sie sich lohnt. Sie muss beständig laufen.

Was solltest du prüfen, bevor du anfängst?

Zähl zuerst deinen Markt. Bei 5.000 neuen Personen im Monat schreibst du 60.000 Personen im Jahr an. Wenn die Firmen, die du wirklich bedienen kannst, nur 2.000 sind, ist der Markt nach wenigen Monaten erschöpft, und ein zweiter Durchlauf mit derselben Liste läuft deutlich schlechter als der erste. Als grobe Regel will ich ein paar tausend passende Firmen sehen, bevor ich jemandem einen stetigen Fluss an Gesprächen verspreche.

Erst das Angebot, dann der Text. Was eine Kampagne von durchschnittlich zu stark bringt, ist vor allem, wen du anschreibst und was du anbietest, nicht die Formulierung. Ein klares, konkretes Angebot an die richtigen Leute schlägt eine clevere Mail an alle. Ich habe beschrieben, warum das Angebot wichtiger ist als der Text.

Gib ihr Zeit. Versandpostfächer brauchen etwa zwei Wochen Warmup, bevor sie an echte Menschen senden, und eine Kampagne braucht ein paar hundert Kontakte, bevor ihre Zahlen etwas bedeuten. Bewerte sie nach den ersten 1.000 bis 2.000 Personen, nicht nach der ersten Woche.

Wie rechnest du das für dein eigenes Geschäft durch?

1. Schreib deine Abschlussquote bei Erstgesprächen auf.
2. Schreib auf, was ein Kunde über das ganze Mandat wert ist.
3. Multipliziere: 2 bis 4 Gespräche im Monat (durchschnittliche Kampagne) oder 8 bis 13 (starke) mal Abschlussquote mal Kundenwert.
4. Zähl die Firmen in deinem Markt, die dich wirklich beauftragen könnten.
5. Wenn die Monatszahl die Kosten bequem deckt und dein Markt ein paar tausend Firmen umfasst, lohnt sich ein Test mit Outbound.

Was ist der nächste Schritt?

Wenn du diese Zahlen für deinen eigenen Markt durchrechnen willst, buch ein Gespräch mit mir, dann gehen wir deinen Kundenwert, deine Abschlussquote und die Zahl der Firmen durch, die du wirklich erreichen kannst.

Häufige Fragen

Wie viele Kaltakquise-Mails braucht man für einen Kunden?

Das hängt von der Kampagne und deiner Abschlussquote ab. Eine typische Kampagne bekommt eine interessierte Antwort auf 450 bis 800 angeschriebene Personen, eine starke auf 150, und ein Viertel bis 40 Prozent der interessierten Antworten buchen ein Gespräch. Bei 5.000 Personen im Monat sind das 2 bis 4 Gespräche bei einer durchschnittlichen Kampagne und 8 bis 13 bei einer starken.

Was ist eine gute Antwortquote bei Kaltakquise für Berater?

Miss interessierte Antworten, nicht alle Antworten. Eine interessierte Antwort auf 150 angeschriebene Personen oder weniger ist hervorragend, 450 bis 800 ist Durchschnitt, und über 1.200 heißt, dass die Liste oder das Angebot nicht stimmt.

Wie viele interessierte Antworten werden zu gebuchten Gesprächen?

Wenn das Nachfassen schnell ist und konkrete Zeiten anbietet, buchen etwa 25 bis 40 Prozent der interessierten Antworten ein Gespräch. Unter etwa 15 Prozent liegt das Problem meist beim Nachfassen.

Wie viele Personen erreicht ein kleines Kaltakquise-Setup im Monat?

Zwanzig Postfächer, die je 30 Mails am Tag senden, erreichen mit einer Sequenz mit zwei Schritten etwa 300 neue Personen pro Versandtag, rund 6.300 im Monat bei vollem Volumen. Wer mit etwa 5.000 plant, hat Luft für das Hochfahren und ausgetauschte Postfächer.

Lohnt sich Kaltakquise per E-Mail für Berater?

Meistens, wenn ein Kunde viel wert ist und der Markt mindestens ein paar tausend Firmen umfasst, die du bedienen kannst. Multipliziere die erwarteten Gespräche mit deiner Abschlussquote und dem Kundenwert, um es vorher zu prüfen.

Wie lange dauert es, bis eine Kaltakquise-Kampagne Ergebnisse zeigt?

Versandpostfächer brauchen zuerst etwa zwei Wochen Warmup. Danach bewertest du die Kampagne, wenn sie 1.000 bis 2.000 Personen erreicht hat, nicht nach der ersten Woche.